كيفية اعداد القوائم الماليه
مقدمه
تعتبر القوائم المالية الوسيلة التي تستخدم لإبلاغ الأطراف الخارجية بالمعلومات التي تم إعدادها وتجميعها في الحسابات المالية- بصورة دورية منتظمة- وتنقسم هذه المعلومات إلى نوعين رئيسيين :
أ - (أرصدة) ترتبط بتاريخ معين ، أو بلحظة زمنية معينة. (الميزانية العمومية)
ب- (تدفقات) ترتبط بفترة زمنية معينة. (قائمة الدخل)
ويشير اصطلاح (الأرصدة) إلى المعلومات التي تتعلق بالمركز المالي للمنشأة في لحظة زمنية معينة. وتعتبر قائمة المركز المالي الوسيلة الرئيسية لإبلاغ هذه المعلومات. كما تعتبر الأصول والخصوم وحقوق أصحاب رأس المال العناصر الأساسية التي تصور المركز المالي للمنشأة في لحظة زمنية معينة. ويشير اصطلاح (التدفقات) إلى المعلومات التي تتعلق بالتغيرات التي تطرأ على المركز المالي للمنشأة خلال فترة زمنية معينة، وتشمل هذه التغيرات ما يأتي :
أ - المعلومات التي تتعلق بنتائج أعمال المنشأة خلال هذه الفترة، وتعتبر قائمة الدخل الوسيلة الرئيسية لإبلاغ هذه المعلومات كما تعتبر الإيرادات والمصروفات والمكاسب، والخسائر، وصافي الدخل (أو صافي الخسارة) العناصر الأساسية التي تصور نتائج أعمال المنشأة خلال تلك الفترة الزمنية.
ب - المعلومات التي تتعلق بالتغيرات التي تطرأ على حقوق أصحاب رأس المـال خلال فترة زمنية معينة. وتعتبر قائمة التغيرات في حقوق رأس المال الوسيلة الرئيسية لإبلاغ هذه المعلومات. كما يعتبر صافي الدخل (أو صافي الخسارة) واستثمارات أصحاب رأس المال والتوزيعات على أصحاب رأس المال العناصر الأساسية التي تصور هذه التغيرات خلال تلك الفترة الزمنية.
ج- المعلومات التي تتعلق بالتدفق النقدي للمنشأة خلال فترة زمنية معينة. وتعتبر قائمة التدفق النقدي الوسيلة الرئيسية لإبلاغ هذه المعلومات، وتبرز هذه القائمة التغيرات التي تطرأ على الأصول والخصوم وحقوق أصحاب رأس المال والتي تؤدي إلى التأثير على النقد أو الموارد السائلة الأخرى.
العناصر الأساسية للقوائم المالية للمنشأة هي :
- الأصول والخصوم وحقوق أصحاب رأس المال. (3 عناصر)
- الإيرادات، المصروفات، المكاسب، الخسائر، وصافي الدخل (أو صافي الخسارة) ، استثمارات أصحاب رأس المال، التوزيعات على أصحاب رأس المال.(7 عناصر)
وتقع هذه العناصر العشرة في مجموعتين :
أ - مجموعة عناصر المركز المالي وتتضمن الثلاثة عناصر الأولى.
ب - مجموعة العناصر التي تمثل تغيرات في المركز المالي وتشمل السبعة عناصر الأخيرة.
وترتبط عناصر المجموعتين ارتباطا أساسيا ، نظرا لأن الأصول والخصوم وحقوق أصحاب رأس المال تتغير بفعل العناصر التي تتكون منها المجموعة الثانية . كما أن الزيادة (أو النقص) في اصل معين لا يمكن أن تحدث دون نقص أو زيادة مناظرة في أصل آخر أو في أحد الخصوم أو في حقوق أصحاب رأس المال.
• التسجيل في سجل اليومية واليوميات المساعدة من واقع المستندات الثبوتية والمعززة لوقوع العملية المالية.
• ترحيل من سجل اليومية واليوميات المساعدة إلى سجل الأستاذ وسجلات الأستاذ المساعدة و ميزان المراجعه.
• تحضير ميزان المراجعة بالمجاميع والأرصدة.
• تحضير قيود الاقفال في سجل اليومية وترحيلها إلى سجل الأستاذ لإظهار نتائج الحسابات الختامية.
• تحضير الكشوفات والقوائم المالية.
• قياس الأصول التي تقع في ملكية المشروع.
• قياس الالتزامات المترتبة على الحقوق التي يملكها المشروع (وهي الخصوم وحقوق أصحاب رأس المال (
• قياس التغيرات التي تطرأ على تلك الأصول والخصوم وحقوق أصحاب رأس المال.
• ربط هذه التغيرات بفترات زمنية محددة.
• تصنيف التغيرات المشار إليها على الوجه الآتي:
أ - الإيرادات والمصروفات والمكاسب والخسائر.
ب - التغيرات الأخرى في الأصول والخصوم وحقوق رأس المال.
• التعبير عما تقدم بوحدات نقدية باعتبارها الوحدة العامة للقياس المالي.
• إعداد قوائم مالية وتقارير دورية عن أصول المشروع وخصومه وحقوق أصحاب رأس المال في لحظة زمنية معينة وصافي الدخل وأجزاءه والتدفقات النقدية خلال فترة زمنية معينة.
قائمة المركز المالي
لكل مشروع، مهما كان نوعه، مركز مالي، في تاريخ معين. ومن وجهة نظر أصحاب المشروع، يتمثل المركز المالي في مجموع الأصول، التي تمتلكها المنشأة، وما عليها من التزامات تجاه الآخرين. فإن الفرق بين الأصول والالتزامات (الخصوم) يمثل صافي المركز المالي، ويعبر عن حقوق أصحاب المشروع.وتختلف العناصر المكونة للمركز المالي من مشروع إلى آخر، باختلاف العوامل التالية:
اختلاف نوع المشروع، وطبيعة نشاطه، سواء كان نشاط زراعي أو صناعي أو تجاري أو خدمي أو اجتماعي.
اختـلاف في مصادر الأموال، التي يعتمد عليها المشروع في تمويل عملياته، ومدى الاعتماد على الأموال المقترضة، والأرباح المحتجزة، والمُعاد استثمارها في المشروع. فبينما يعتمد المشروع الفردي،أساساً، على الأموال التي يحصل عليها من أصحاب المشروع، وعلى الديون قصيرة الأجل، المتمثلة في أرصدة الدائنين، والكمبيالات المسحوبة على المشروع، وعلى القروض طويلة الأجل.
اختلاف في أوجه استخدام أموال المشروع، في الأصول المختلفة، وحجم الأصول الثابتة بالنسبة إلى الأصول المتداولة. ففي المشروعات التجارية، ومشروعات الخدمات، فإن حجم الأصول المتداولة يكون كبيراً نسبياً، بينما يمثل حجم الأصول الثابتة، في المشروعات الصناعية، الجزء الأكبر من مجموع الأصول.
ومن ذلك، يتضح أن قائمة المركز المالي، أو "الميزانية"، تشتمل على جانبين:
الأول: يشتمل على الأصول، التي تمثل أوجه الاستثمار، سواء كانت أصولاً ثابتة أو أصولاً متداولة.
والثاني: يشتمل على مصادر الأموال، سواء كانت من أصحاب المشروع أو من غيرهم.
والهدف من إعداد الميزانية هو تحديد المركز المالي للمنشأة في تاريخ محدد.
تستخدِم المحاسبة اصطلاح "الأصول" Assets ، للتعبير عن الممتلكات، و"الخصوم" Liabilities، للتعبير عن حقوق الآخرين. كما يُستخدم اصطلاح "حقوق الملكية" Owner’s Equity، للتعبير عن حقوق صاحب أو أصحاب المنشأة. ومن ثم، يمكن وضع المعادلة المحاسبية في الشكل التالي:
الأصول = الخصوم + حقوق الملكية
ويطلق على القائمة المحاسبية، التي تبين أصول المنشأة في جانب، وخصوم المنشأة وحقوق الملكية في جانب أخر، اسم قائمة المركز المالي. وانطلاقاً من المعادلة المحاسبية، فإن جانبي القائمة يكونان، دوماً، متساويين. وبسبب تساوى أو توازن جانبي قائمة المركز المالي، يطلق عليها، كذلك اسم الميزانية،
وتشمل الميزانية العناصر التالية:
أولاً: الأصول Assets
تعرف الأصول بأنها الموارد الاقتصادية للمشروع، التي يتم الاعتراف بها، وقياسها، طبقاً للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها. وتتكون الأصول من العناصر التالية:
• الأصول المتداولة: Current Assets
وتتكون من النقدية والأصول الأخرى، المتوقع تحويلها إلى نقدية، خلال دورة العمليات العادية للمنشأة، أو خلال سنة واحدة، إذا كانت دورة العمليات تستغرق أكثر من سنة. وتُدرج الأصول المتداولة، في الميزانية، طبقاً لدرجة سيولتها، أو سرعة تحويلها إلى نقدية، وفقاً للترتيب التالي:
أ. النقدية:Cash
وهي تمثل أموالاً حاضرة، يتم قبولها، فوراً، كوسيلة من وسائل السداد. وتشمل النقدية: العملات المعدنية، وأوراق البنكنوت، والشيكات، والودائع تحت الطلب في البنوك.
ب. الأوراق المالية:Marketable Securities
تستطيع المنشآت، التي لديها فائض مؤقت من الأموال، وترغب في تحقيق عائد منها، أن تشترى أنواعاً معينة من الأسهم والسندات وأذون الخزانة. ونظراً إلى أن هذا النوع من الأوراق المالية، يتمتع بدرجة عالية من السيولة، لإمكان بيعها في أي وقت، فإنها تُعَدّ ضمن الأصول المتداولة.
ج. حسابات المدينين:Accounts Receivable
تمثل المبالغ المستحقة على العملاء، مقابل الخدمات التي تُؤَدّى لهم أو البضاعة المباعة لهم بالأجل. وعندما تتعامل المنشأة مع عدد محدود من العملاء، يمكنها إدراج أسمـائهم في قائمة المركز المالي. أمّا إذا كان عدد العملاء كبيرا، فتُحذف الأسماء من قائمة المركز المالي ويُكتب رقم واحد، يمثل مجموع حسابات المدينين. ونظراً إلى أن حسابات المدينين تستحق السداد، عادة، خلال فترة قصيرة، أقل من سنة، فإنها تُعَدّ ضمن الأصول المتداولة.
د. أوراق القبض:Notes Receivable
تمثل ورقة القبض تعهدا كتابياً من العميل، بسداد مبلغ محدد في تاريخ محدد. ونظراً إلى أنه يمكن تحويل ورقة القبض، عادة، بالتظهير، إلى طرف آخر أو إلى البنك، والحصول على صافي قيمتها، فإنها تمثل أحد بنود الأصول، الذي يمكن تحويله إلى نقدية فوراً. ومن ثَمّ، فإنها تُعَدّ ضمن الأصول المتداولة.
هـ. مخزون البضاعة:Inventory
هي البضاعة المتبقية لدى المنشأة، التي تعرض سلعاً للبيع، في أي لحظة، سواء على الأرفف أو في المخازن.
• الأصول الثابتة: Fixed Assets
يطلق اصطلاح الأصول الثابتة على الأصول المعمرة، التي تُشْتَرَى بغرض الاستعمال، وليس بغرض البيع. وتُدرج الأصول الثابتة في الميزانية مرتبة طبقاً للبنود الأقل ثباتاً، أي التي تبقى في المنشأة لفترة أقصر، أولا، ثم التي تبقى لفترة أطول، وهكذا. لذا، تظهر الأصول الثابتة في الميزانية، عقب الأصول المتداولة، طبقاً للترتيب التالي:
أ. السيارات ووسائل النقل:Cars & Means of Transportation
إذا كانت السيارات، ووسائل النقل الأخرى، التي تُستخدم في تنفيذ عمليات المنشأة، أو في توصيل البضائع للعملاء، مملوكة للمنشأة، فإنها تُعَدّ ضمن الأصول الثابتة.
ب. الأثاث والتركيبات :Furniture & Fixtures
مثل: المقاعد، والمكاتب، وفترينات العرض. ونظراً إلى أن هذه البنود لا تشترى بغرض البيع، وإنما للاستخدام، فإنها تُعَدّ ضمن الأصول الثابتة.
ج. المباني والأراضي:Land & Buildings
إذا كانت مباني المنشأة مملوكة لها، وليست مؤجرة، فإنها تُعَدّ ضمن الأصول الثابتة وكذلك الحال بالنسبة إلى الأرض، المقام عليها المباني.
• الأصول غير الملموسة: Intangible Assets
يطلق اصطلاح الأصول غير الملموسة على الأصول، التي تفتقد الكيان المادي الملموس. مثال ذلك: شهرة المحل، وحقوق الاختراع، والعلامات التجارية. وتوضع هذه المجموعة بعد الأصول الثابتة.
ثانياً: الخصوم Liabilities
تعرف الخصوم، بأنها تعهدات اقتصادية على المشروع، يُعترف بها وتُقدّر طبقاً لمبادئ المحاسبة المتعارف عليها. وخصوم المنشأة هي الديون أو الالتزامات على المنشأة تجاه الآخرين. وتتكون الخصوم من العناصر التالية:
الخصوم المتداولة Current Liabilities
يستخدم اصطلاح الخصوم المتداولة للإشارة إلى الالتزامات، التي يتطلب الوفاء بها استخدام الأصول المتداولة، أو اللجوء إلى خصوم متداولة جديدة. وتُبوّب الالتزامات المنتظر سدادها، خلال سنة واحدة أو أقل، تحت الخصوم المتداولة بحسب حلول موعد تصفيتها أو سدادها. فتظهر الالتزامات المنتظر سدادها أولا، يليها الالتزامات المنتظر سدادها، بعد ذلك، وهكذا. ومن الأمثلة الشائعة للخصوم المتداولة ما يلي:
أ. حسابات الدائنينAccounts Payable
نظراً إلى أن حسابات الدائنين تستحق السداد، عادة، خلال فترة قصيرة (أقل من سنة)، فإنها تُدرج ضمن الخصوم المتداولة. وإذا كان عدد الدائنين محدوداً، تُدرج أسماؤهم في قائمة المركز المالي، ضمن مجموعة الخصوم المتداولة. أمّا إذا كان عدد الدائنين كبيراً، فإن قائمة المركز المالي تبين مجموع المبالغ المستحقة للدائنين، باسم مجموعة الخصوم المتداولة.
ب. أوراق الدفعNotes Payable
تنشـأ ورقة الدفع، عندما تتعهد المنشأة، كتابةً، بدفع مبلغ محدد في تاريخ مُحَدَّد، أو عندما تقترض من البنك، لفترة قصيرة، وتتعهد كتابياً بالسداد في تاريخ محدد. وتُبوّب أوراق الدفع ضمن الخصوم المتداولة، ما لم تكن فترة ورقة الدفع أطول من سنة.
★الخصوم الثابتة Fixed Liabilities
يطلق على الديـون المستحقة على المنشأة، التي تستغرق فترة سدادها أكثر من سنة، "ديون طويلة الأجل" أو "خصوم ثابتة". وإذا كان جزء من الخصوم الثابتة يستحق السداد في مدى سنة أو أقرب من تاريخ قائمة المركز المالي، فإن المبلغ المستحق يدرج ضمن الخصوم المتداولة. ومن أمثلة الخصوم الثابتة ما يلي :
أ. القروض Secured Accounts Payable
القرضُ هو دين في ذمة المنشأة، مضمون ببند أو أكثر من الأصول. وقد تقترض المنشأة من أحد البنوك برهن أحد الأصول الثابتة، ثم تفشل في سداد القرض، فيتخذ البنك الإجراءات القانونية، للحصول على الأصل المرهون، ثم يبيعه استيفاءً لقيمة الدين من حصيلة البيع، ويعود أي جزء متبقٍّ من ثمن البيع إلى المنشأة.
ب. قروض السنداتBonds Payable
تقترض الشركات المساهمة من الجمهور، من طريق إصدار سندات، تتعهد فيها بسداد القرض، بعد فترة طويلة (خمس أو عشر سنوات). وقد تكون السندات مضمونة ببعض أصول المنشأة، أو غير مضمونة. فالسمعة الائتمانية الطيبة للشركة المساهمة طيبة، قد تعفيها من تقديم ضمان عيني.
رأس المال العامل : Working Capital
لا يُعدّ رأس المال العامل أحد المجموعات التي تظهر، عادة، في قائمة المركز المالي، وإنما تُحسب قيمة رأس المال العامل، بطرح الخصوم المتداولة من الأصول المتداولة، باستخدام المعادلة التالية:
صافي رأس المال العامل = الأصول المتداولة - الخصوم المتداولة.
ثالثاً: حقوق الملكية :Owner’s Equity
هي باقي قيمة الأصول، بعد استبعاد قيمة الالتزامات. لذا، فإن قيمة حقوق الملكية تتوقف على تقييم الأصول والالتزامات. فعندما يستثمر أصحاب الملكية أموالاً في مشروع، فإن تقييم الأصول هو الذي يحدد المبلغ المضاف إلى حقوق الملكية. وحينما يتم تلخيص نتائج العمليات، فإن الزيادة في قيمة الأصول، هي التي تحدد مبلغ صافي الدخل المضاف إلى حقوق الملاك.
ويختلف تسجيل بيانات حقوق الملكية في الميزانية، طبقاً للشكل القانوني للمنشأة، وما إذا كانت منشأة فردية، أو شركة أشخاص، أو شركة مساهمة، كالتالي:
★في المنشأة الفرديةSole Proprietorship، المملوكة لشخص واحد، يُسَجّل رأس مال صاحب المنشأة تحت اسم حقوق الملكيةowner’s Equity.
★ وفي شركات الأشخاصPartnerships، المملوكة لشخصين فأكثر، تُسَجّل حقوق الملكية، كمبلغ لكل مالك، بصفة مستقلة تحت اسم حقوق ملكية الشركاءPartners’ Equity.
★أمّا في شركات المساهمةCorporations، فيستخدم اصطلاح "حقوق حملة الأسهم"Stockholders Equity، بدلاً من مصطلح حقوق الملكيةOwner’s Equity. ومن غير المعتاد أن يظهر في الميزانية حق الملكية لكل مساهم، على حدة، خاصة في حالة شركات المساهمة الكبيرة، التي تضم عدة ملايين من حملة الأسهم.
ويتم إعداد القوائم المالية (ومن ضمنها الميزانية) بالإعتماد على أرصدة الحسابات في ميزان المراجعة. ومن خلال المعادلة المحاسبية المذكورة أعلاه
الأصول = الخصوم + حقوق الملكية
قائمة الدخل
وهي قائمة مالية تهدف إلى بيان نتيجة أعمال المشروع من الربح (الخسارة) خلال فترة زمنية معينة (سنة)، وتشتمل على البنود التالية:★حساب المتاجرة: ويضم الحسابات التالية
أ- الحسابات المدينة: وتضم
• المشتريات
• مردودات المبيعات
• بضاعة أول المدة
ب- الحسابات الدائنة: وتضم
• المبيعات
• مردودات المشتريات
• بضاعة آخر المدة
★حساب الأرباح والخسائر: ويضم الحسابات التالية:
أ-الحسابات المدينة: وتضم المصاريف التي ليس لها علاقة مباشرة بالمبيعات مثل:
• الرواتب والأجور
• المصاريف الإدارية والعمومية (كهرباء، إيجار،إستهلاك….)
• مصاريف أخرى
ب- الحسابات الدائنة: وتضم الإيرادات التي ليس لها علاقة مباشرة بالمبيعات مثل:
• إيرادات استثمارات
• إيرادات أخرى
وتبين هذه القائمة نتيجة أعمال المشروع خلال السنة المالية كاملة وليس في لحظة معينة وينتج عنها إما صافي ربح أو (خسارة). ويمكن إعدادها من خلال أرصدة حساباتها في ميزان المراجعة.
