النظام المحاسبي

النظام المحاسبي :

النظام المحاسبي هو خطة تمثل مجموعة من الإجراءات والخطوات الخاصة بالجانب التطبيقي للمحاسبة، والتي تساعد على إتمام الوظائف الرئيسية للمحاسبة في حصر وتسجيل وتصنيف وتلخيص نتائج العمليات المالية في شكل قوائم مالية، بشكل يكفل تحقيق الأهداف التي تسعى إليها المحاسبة، ومن هنا كان لابد من وضع تعريف للنظام المحاسبي، وحتى يسترشد به المحاسب.

فالنظام المحاسبي يعد بذلك الإطار العام الذي يحتوي على المبادئ والفروض، التي تحدد المستندات والدفاتر والسجلات وجميع الإجراءات والأدوات والتعليمات، التي يجب إتباعها لإحكام عمليات القياس وطرق عرض النتائج ومراقبتها بشكل دقيق ومحايد.

- تعريف النظام المحاسبي:

هناك أكثر من تعريف للنظام المحاسبي، ويعود ذلك لاختلاف الزاوية التي ينظر منها إلى النظام المحاسبي، فيمكن تعريف النظام المحاسبي على أنه:- "النظام المحاسبي يشمل عمليات تسجيل وتبويب العمليات وتصميم المستندات والدفاتر، وتحديد الإجراءات التي تتبع في جميع المعلومات المختلفة المتعلقة بالمعالات المالية أو الصفقات التي تعقدها الوحدة المحاسبية، وطرق تسجيلها، ووسائل الرقابة عليها، وأساليب عرض نتائجها"، كما يمكن تعريفه أيضاً على أنه:- "الإطار العام الذي يحدد كيفية القيام بالأعمال المحاسبية، مشتملاً على تحليل وتسجيل وتبويب وتصنيف العمليات، وتصميم المستندات المؤيدة للعمليات، والدفاتر التي تسجل بها العمليات، وتحديد الإجراءات المتبعة في جمع المعلومات المتعلقة بالعمليات المالية في المؤسسة"، ويمكن إعطائه تعريف آخر على أنه:- "الإطار الذي يشمل القواعد والمبادئ والأسس، التي تساعد المؤسسة على إعداد المستندات، وإثباتها في الدفاتر والسجلات، واستخراج البيانات و الكشوفات المحاسبية والإحصائية، وتحقيق الرقابة الداخلية عن طريق مجموعة من الوسائل والأدوات المستخدمة في هذا النظام".

ومع أن المبادئ المحاسبية الأساسية قابلة للتطبيق على جميع أنواع الوحداتالمحاسبية، إلا أن كل وحدة تحتاج إلى تصميم نظام محاسبي للمعلومات الماليةيتفق وخصائصها، ولايوجد نظام محاسبي ملائم لجميع أنواع المؤسسات، إذ أن هناك مجموعة منالعوامل تتعلق بتحديد أي نظام محاسبي، مثل طبيعة نشاط المؤسسة وشكلهاالقانوني وحجم عملياتها، وعند إعداد النظام المحاسبي يجب مراعاة المجموعاتالتي ستستفيد منه.

- خصائص النظام المحاسبي الجيد:- 

وعلى الرغم من اختلاف الأنظمة المحاسبية تبعا لاختلاف حجم المؤسسة وطبيعة نشاطها، إلا أن هناك خصائص مشتركة يجب توفرها في أي نظام محاسبي حتى تحكم بأنه نظام جيد وهي:

1- يجب أن تتوفر المستندات والدفاتر والسجلات المحاسبية القانونية، التي يجب أن يتصف بها النظام المحاسبي بتحقيق الدقة في تنفيذ العمليات المالية، والسرعة في تزويد إدارة المؤسسة بالبيانات المالية والتقارير اللازمة، التي تساعدها في اتخاذ القرارات ورسم السياسات والتخطيط.

2- معرفة موارد المؤسسة المختلفة وبيان ما للمؤسسة من موجودات وأصول بقيمتها الحقيقية وما على المؤسسة من التزامات للغير.

3- العمل على تحقيق الموازنة بين الإيرادات التي تتحقق والمصاريف التي تكبدتها المؤسسة في سبيل تلك الإيرادات، والعمل على تقليل حجم النفقات، والرقابة على عمليات الصرف.

4- توفير وسائل الرقابة والضبط على الحسابات المختلفة في المؤسسة.

5- أن يتصف بالمرونة والبساطة لمواجهة ما يحدث من تغيرات في المستقبل، كما نجد أن مكونات النظام المحاسبي تختلف من حيث الحجم ، العدد، غير أنه لابد من توفر عناصر النظام المحاسبي الجيد.

- مكونات النظام المحاسبي:- 

يتكون النظام المحاسبي شأنه في ذلك شأن أي نظام من عناصر، وأن هذه العناصر تترابط مع بعضها البعض وتعمل معاً لتحقيق الهدف من وجوده، وهي المدخلات – التشغيل أو المعالجة – المخرجات.

العنصر الأول - مرحلة المدخلات (مجموعة الوثائق المستندية):- 

تتمثل مدخلات النظام المحاسبي في الأحداث الإقتصادية، التي يمكن التعبير عنها مالياً لتصبح أحداثاً مالية، يهتم النظام بتسجيلها وتبويبها والتقرير عنها، حيث تعتبر الأحداث المؤثرة في المنظمة هي نتاج تفاعل المنظمة بالبيئة المحيطة بها، وتتمثل البيئة المحيطة بالمنظمة في الوحدات ذات الطابع الإقتصادي والإجتماعي والسياسي بالإضافة إلي الوحدات التشريعية في المجتمع المحيط بالمنظمة، ويقوم النظام المحاسبي بتسجيل وتلخيص وتقرير الأحداث الناتجة عن تفاعل المنظمة مع  تلك الوحدات.

فمن المعروف أن  المحاسبة معنية أساساً بتشغيل المعاملات (العمليات) المالية، وتعرف المعاملةا لمالية بأنها:- " حدث إقتصادي يؤثر في أصول وحقوق ملاك المشروع، وتعكسه حساباته، ويتم قياسه بوحدة النقد"، ويبني علي هّا التعريف ما يلي:-

أ. أن أكثر المعاملات المالية شيوعاً تلك التي تكون في صورة مبادلات إقتصادية مع أطراف من خارج المشروع.

ب. من أمثلة المبادلات الإقتصادية مع أطراف من خارج المشروع ما يلي:

- المبيعات من البضاعة علي الحساب للعملاء.

- شراء البضاعة علي الحساب من الموردين.

- سداد أوراق الدفع.

- تحصيل أوراق القبض.

- تحصيل مبالغ نقداً أو بشيكات من العملاء.

- سداد مبالغ نقداً أو بشيكات للموردين.

ج. أن المعاملات المالية يمكن أن تشمل أيضاً علي أحداث داخلية لا يكون لها أطراف من خارج المشروع، أو بمعني آخر يكون المشروع نفسه طرفي المعاملة، ومثال ذلك ما يلي:

- تسوية إهلاك الأصول الثابتة.

- سداد أجور ومرتبات العمل والموظفين.

- صرف مواد خام من المخازن للمصانع.

- أنتقال المخزون بين الأقسام.

هذا ويمكن القول بأن المعاملات المالية عبارة عن أحداث شائعة ومتكررة خاصة بالمشروع، وربما تحدث بأنتظام، وعلي سبيل المثال في المشروع التجاري مثل "محلات عمر أفندي" والتي تتم فيها آلاف المعاملات من المبيعات والمشتريات والمتحصلات والمدفوعات.

وتعتمد المحاسبة أساساً علي وجود مستندات مؤيدة للعمليات والأحداث والمبادلات التي تتم بالمنشأة، حيث تعد المستندات وثائق يستفاد منها كدليل موضوعي مؤيد لحدوث معاملة مالية مثل الشيكات والفواتير والإيصالات، وتعتبر المستندات ذات أهمية لأنها دليل إثبات في حالة نشوء منازعات قضائية بين المنشأة والغير، وهي أساس القيد في الدفاتر المحاسبية كما يتم استخدامها في إثناء عملية مراجعة الحسابات.

وهي تعتبر بداية مرحلة النظام المحاسبي، والمستندات هي وثائق تحمل قرائن العمليات المالية والأحداث وتفاصيلها التي يتم قيدها في دفتر القيود اليومية، وهذه الوثائق لها أهمية خاصة، لأنها مصدر إدخال البيانات على النظام المحاسبي، والدليل الموضوعي على حدوث العمليات، ويمكن تعريفها علي أنها:- "كشوف أو قوائم مكتوبة تنشأ عندما تقوم المنشأة بعمليات القبض والصرف، وتستخدم لتعزيز العملية المحاسبية، وإثبات صحتها في الدفاتر، ويتم تنظيمه من واقع مجموعة الأوراق الثبوتية"، ويعد المستند من أصل وصورة أو عدة صور حسب احتياجات المنشأة.

وتشمل المستندات المؤيدة أو المثبته للعمليات علي البيانات المتعلقة بالعمليات التبادلية، التي تجريها المنشأة مع غيرها من المنشآت، في صورة صفقات تجارية، أو معاملات مالية بين المشروعات المختلفة، كما تشمل هذه المستندات علي البيانات المتعلقة بالعمليات التي تتم بين الإدارات والأقسام التي يتكون منها المشروع، ولها عدة أنواع كالتالي:-

أ. مستندات تحرر بمعرفة المشروع، وتوجه داخله، مثل كشوف صرف المرتبات ومستندات الصرف من الخزينة ... إلخ.

ب. مستندات تنشأ أو تحرر بمعرفة المشروع، وتوجه خارجه مثل فاتورة البيع، إيصالات السداد ... إلخ.

ج. مستندات تنشأ أو تحرر خارج المشروع بمعرفه الغير، وتوجه داخل المشروع، مثلفاتورة الشراء، ومستندات المصروفات كالإيجار والنور والمياه والنقل... إلخ.

يمكن التمييز بين نوعين أساسيين من الوثائق والمستندات التي تكرس من خلالها المؤسسة العمل المحاسبي كما يلي:- 

1. وثائق الاستدلال:- وهي تلك الوثائق أو المستندات التي تخول قانونياً للمحاسب إجراء التسجيل المحاسبي، فهي بالتالي مستندات قانونية يرتكز عليها المحاسب في ممارسة العمل المحاسبي، وتعكس انتقال القيم والتدفقات بين المتعاملين الاقتصاديين، سواء في علاقة كل متعامل بنفسه أو في علاقته مع بقية المتعاملين على امتداد الدورة المالية الواحدة، وتتجلى هذه الوثائق والمستندات في كل الأوراق الثبوتية التي تحصر من خلالها حركية التدفقات المتوجة لنشاط المؤسسة مثل:

- الفواتير التي تعكس انتقال ملكية الأشياء المتداولة فيما بين المتعاملين الاقتصاديين.

- الشيكات والكمبيالات والسندات الإذنية وأوامر التحويل المكرسة لآليات دفع وقبض الأموال.

- أذونات الدخول والخروج من وإلى المخزون المتوجه لحركية المخزون.

- فواتير الاستحقاق والإشعارات المختلفة المجسدة لعلاقة المؤسسة بزبائنها ومورديها. 

إن الوثائق السالفة الذكر وغيرها مما لم يذكر تتمثل في الواقع مستنداترسمية وعوامل مساعدة على ممارسة العمل المحاسبي، لذلك فقد ألزم المشرعالمؤسساتي الاحتفاظ بها كأدوات إثبات لمدة لا تقل عن 10 سنوات قصداستخدامها والاحتكام إليها في كل مراقبة أو مراجعة أو حتى منازعة.

2. وثائق المعالجة المحاسبية:- وهي تلك الوثائق والمستندات يكرس من خلالها العمل المحاسبي لينعكس في شكل قيود وأرصدة حسابات عن محتوى النشاط الذي تضطلع به المؤسسة على امتداد الدورة المالية الواحدة وكذلك محصلة نتائج في نهاية تلك الدورة المالية.

العنصر الثاني - مرحلة معالجة (مجموعة الدفاتر والسجلات المحاسبية):-

وتتولي إجراءات تشغيل النظام المحاسبي تسجيل تلك الأحداث الإقتصادية بوصفها أحداث وعمليات مالية في شكل قيود لليومية في دفتر القيود اليومية، ثم تبويب تلك الأحداث في صورة حسابات، وذلك بترحيل قيود اليومية إلى دفتر الأستاذ، ثم تلخيصها في شكل ميزان المرجعة.

وكل ما سبق يتجمع بالسجلات والدفاتر المحاسبية،وهي تمثلالمجموعة الدفترية، وهي تختلف من منشأه إلى أخرى حسب طبيعة نشاطها وحجمهاوأهدافها، لذلك يجب العمل على تصميم وتنظيم الدفاتر واستخدامها في المنشأة،وإحكام الرابطة بينها بالطريقة التى تكفل حسن أداء العمل وسرعه إنجازه،وبشكل عام فإن الطريقة المحاسبية المتبعة، وهي التي تحدد طبيعة الدفاتروالسجلات المستخدمة وعددها ونوعها.

حيث تستخدم المحاسبة مجموعة من السجلات والدفاتر المحاسبة لقيد العمليات المالية، فهناك نوعين من الدفاتر هما:- 

1- مجموعة الدفاتر القانونية الإلزامية:- وهي مجموعة الدفاتر التي ينص عليها القانون، وتلتزم الشركة بإمساكها، وهي نوعين هما:-

أ. دفتر اليومية:- ويطلق عليه دفتر القيد الأولي.

ب. دفتر الجرد.

2- مجموعة الدفاتر العرفية: جري العرف المحاسبي علي استخدام مجموعة أخري من الدفاتر المساعدة، وهي تختلف من مشروع لآخر، وهي:-

أ. الدفاتر المساعدة في حالة أتباع الطريقة المركزية.

ب. الدفاتر التي تتطلبها طبيعة وأهداف المنشأة.

ج. دفتر الأستاذ:- ويطلق عليه دفتر القيد النهائي.

العنصر الثالث - مرحلة المخرجات (المعلومات المحاسبية):-

تتمثل مخرجات هذا النظام في التقارير المحاسبية والمالية، إذ لا يكفي أن يقوم المحاسب بوظيفة القياس فقط، فتلك مهمة ماسك الدفاتر أصلاً، وأنما عليه أن يقوم بتحليل النتائج وعرضها بحيث يفيد منها مستخدميها، وذلك من خلال التقارير التي يتم تقديمها، فالنظام المحاسبي ليس غاية في حد ذاته بل هو وسيلة لغاية هي خدمة الأطراف التي تلزمها البيانات والمعلومات.

ويعتبر الترابط بين المجموعة المستندية والمجموعة الدفترية والتقارير والمعلومات المحاسبية من أهم العتبارات التي يتعين مراعتها عند تصميم الأنظمة االمحاسبية، إذ ترتبط المستندات بسجلات ودفاتر اليومية بإعتبارها (أي المستندات) مصدراً للتسجيل في المجموعة الدفترية، وأساس هذا الترابط مشتق من المبادىء العلمية لنظرية المحاسبة، فكل بيان يتم أثباته في الدفاتر يتعين أن يكون مستنداً إلي دليل موضوعي قابل للتحقيق والمراجعة، كما أن دفاتر الأستاذ ترتبط بدفاتر اليومية، نظراً لأن القيم المالية التي تشتمل عليها الحسابات ما هي إلا تبويب للقيم المالية التي سبق أثباتها بدفاتر اليومية، وترتبط القوائم المالية بدفاتر الأستاذ لأشتمالها علي الإجماليات التي تعبر عن النتائج النهائية للحسابات، بحيث يبرز بعضها عناصر المركز المالي، والبعض الآخر نتائج الأعمال.