مفهوم ERP بشكل مبسط
- تعنى تخطيط موارد المؤسسة .. وهذه هي الترجمة الحرفية للمعنى
- ERP هو نظام متكامل يغطى جميع الادارات (المالى - الموارد البشرية - خدمة العملاء - التصنيع ... الخ ) ولكن هذة الانظمة والادارات كلها مرتبطة مع بعضها فى قاعدة بيانات متكاملة (باللغه العاميه : يعنى بتسمع فى بعض) .
- بمعنى انك بدل من شراء برنامج مخازن من شركة و برنامج محاسبى من شركة اخرى يمكن شراء نظام متكامل من شركة واحدة . ERP عبارة عن مفهوم للانظمة المتكاملة التى تغطى جميع الادارات فى نظام واحد مرتبط بعضه البعض .
- ان برامج ال ERP يتم تصميمها و بيعها بالموديول (Module) و هي تحقق الترابط بين اجزاءها من خلال قواعد البيانات. يفشل التطبيق اذا وجد أي خلل في هذا التكامل لذلك فإن أختبار البرامج في هذه الخاصيه عامل أساسي لنجاح البرامج و علي سبيل المثال لا الحصر : عند تسجيل فاتوره يقوم النظام بالتأثير علي الحسابات بقيد يوميه مركب حسب حالة الفاتوره (نقدي او أجل) شاملا خصومات او ضرائب ، فلو ان القيد الناتج من النظام به خطأ يصبح الهدف الأساسي من الترابط التام قد فشل و بالتالي ينتج عنه فشل المنظومه بالكامل. ان برامج ال ERP تقوم بانشاء 100% من قيود اليوميه اتوماتيكيا من البرامج الفرعيه الاخري مثل المقبوضات – المدفوعات – المخازن – المبيعات – المشريات – الاجور و المرتبات و غيرها .... و لهذا لابد أن يكون انشاء القيود سليما 100 بالمئه و الا سينتج خلل في المخرجات ولن يكون هناك تطابق بين اجزاء البرنامج.
- يجب ان يحتوي نظام ال ERP علي نظام فحص الطلبات Approval Workflow و بالتالي فان النظام يجب ان يكون به شاشة لتسجيل الطلبات قبل شاشة الحركه Transaction نفسها . و بشكل مبسط : يقوم المحاسب بتسجيل طلب صرف نقدي/شيكات - عند ذلك يقوم البرنامج بإشعار مدير الاداره الماليه بطلب الصرف - يقوم المدير اما بالموافقه او الرفض علي الطلب المقدم - في حالة الموافقه يقوم البرنامج بإشعار المحاسب مرة أخري بالموافقه علي الصرف ليتمكن من تسجيل ايصال الصرف المعتمد و تنفيذ الطلب.
- يجب ان يحتوي نظام ال ERP علي نظام الاشعارات Notification system و هو نظام الاشعارات الالي عن طريق الemails يقوم النظام بارسال الاشعارات اتوماتيكيا بمجرد حدوث الحدث مثل : عند وصول الصنف للحد الادني ، ارتداد شيك من البنك ، وصول العميل لحد المديونيه ... الخ . و يجب ان تكون هذه الخاصيه مرنه ليستطيع المستخدم النهائي تخصيص محتوي الاشعار و توقيته
