مرحلة Go Live بين الوهم و الحقيقه (الخطوة الأخيرة في تطبيق برامج الـ ERP)

يطلق مصطلح Go Live على المرحلة الأخيرة من مراحل تطبيق أنظمة الـ ERP في الشركات, و هي نقطة البداية للاستفادة من هذه الأنظمة وبدء الإدخالات الفعلية, وهذه المرحلة يتطوق إليها كلاً من الشركة المطبقة Implementer و العميل Customer الذي يَعتبر نجاح هذه المرحلة كفيل بنقل أعمال شركته الى وضع إستراتيجي قوي وقد يكون اهم تغيير للشركة في تاريخ المؤسسة على مستوى عملياتها الداخلية.

كيف تضمن نجاح هذه المرحلة؟

تأكد من الخطوات التالية عندما تبدأ العمل على البرنامج GO-Live :

1. توقف عن استخدام الأنظمة القديمة:

لو كانت الشركة تعمل على نظام كمبيوتري أو ورقي, أوقف العمل على هذه الأنظمة فوراً, وكن حازما في هذا الأمر, ستجد في بداية المطاف أغلب المستخدمين يتململون من العمل علِى البرنامج الجديد ويختلقون الأعذار ليعودون الى سابق عهدهم مع الأنظمة القديمة. 

و من تجارب عديدة, وجدت أنه لن يعمل المستخدمون على نظام الـ ERP وأي نظام آخر إلا بالحزم في هذه القضية, وكل ما سيكون هو معاناة مع البرنامج لمدة 3 أسابيع بالكثير, وتنتهي القضية.

2.  تأكد من جودة تدريب الموظفين

لا أقصد تدريبهم على البرنامج فقط, لكن أيضا على كيفية تطبيق عملياتهم اليومية (Business Processes) التي قد يتغير بعضها عن ما سبق, وهنا لا بد أن تتأكد من أن كل موظف يعلم ما المهام التي عليه أدائها .

o        بعد ان يتدرب موظفيك على البرنامج, أوجد بيئة تجريبية تحاكي فيها معلومات البرنامج الحقيقة, وأعطهم صلاحية للعمل عليها بعد أن تخلق جو من الحماس لدى المستخدمين للعمل على النظام

o        احصر جميع السيناريوهات التي يقوم بها كل قسم  و أوجد دليلاً مكتوباً تبين فيه طريقة تطبيق كل سيناريو على النظام الجديد. 

o        إذا طرأ تغيير على ترميز الأصناف أو شجرة الحسابات مثلا, تأكد من معرفة الموظف من التعامل معها بعيداً عن البرنامج.

o        اختر شخص مميز و كفء داخل كل قسم واجعله خط أول للدعم الفني, ويكون المرجع الأول للموظفين,واجتهد في تدريبه وإعطائه صلاحيات تعينه على أداء مهامه .

3.     تأكد من جاهزية فريق الدعم الفني

فريق الدعم الفني يجب أن يكون عنده إلمام في جزئيات البرنامج الفنية والتقنية, بل حتى على مستوى العمليات والسياسات المطبقة على البرنامج   Business Processes  

4. تأكد من إدخال جميع البيانات الرئيسي (Master Data) من أسماء العملاء, شجرة الحسابات, معلومات الأصناف, قائمة العملاء والموردين, الأصول الثابتة, أسماء الموظفين, تعريف المخازن وغيرها من البيانات الهامة لبدء العمل.

5. تأكد من جاهزية الامور الفنية

فليس الان هو الوقت المناسب لإصلاح انقطاع الاتصال أو تتبع مشاكل الطباعة والشبكة!

تأكد من سلامة أجهزة الكمبيوتر وتوصيل الطابعات .

تأكد من أن كل موظف حصل على اسم مستخدم وكلمة المرور ولديه معرفة تامة بكيفية الدخول والخروج من البرنامج .
6. ضع خطة تواصل بين المستخدمين وافراد الدعم الفني 
قد يواجه بعض المستخدمين و خصوصا الأقل تعليم مشاكل أثناء العمل خصوصاً في بداية التشغيل, ولذا فضع لهم خطة للتصرف في حالات الطوارئ. انظر المثال التالي:

7.  تأكد من تطبيق الصلاحيات على المستخدمين

غير أن هذا الأمر ضروري لأغراض أمنية إلا انه يخفف وطأة الشاشات والأزرار الكثيرة التي تظهر على الشاشة أمام المستخدم وهو بالحقيقة لا يحتاجها .