1- نظرة عامه :
يعمل النظام باللغة العربية إلى جانب اللغة الأنجليزية على قواعد بيانات مايكروسوفت SQL Server فى نظم تشغيل وشبكات Microsoft windows مع إمكانية إدخال البيانات اللاتينية بحيث يقوم النظام بأداء العمليات المحاسبية الروتينية مما يمكن المدراء من استثمار النظام وتنظيم العمل والحصول على نتائج ثمينة وعالية الدقة من عمليات تسجيل الحركة اليومية، كما يؤدى للمحاسبين المختصين خدمة توفير وقتهم فى التدقيق وتجهيز الكشوف والتقارير المحاسبية، ويوفر لهم وسائل التحليل والمقارنة لإعطاء أكبر قدر من المعلومات من أقل كم من البيانات المسجلة فى أقل وقت ممكن.
يعمل النظام علي قاعدة بيانات واحده و يتم التكامل و الترابط بين اجزاء الادارات المختلفه للشركه بانسجام تام و بدون تكرار لادخال المستندات بالشكل الموضح أعلاه
2- وظائف النظام المقترح :
إمكانية التعامل مع مختلف أنواع الحركات اليومية المحاسبية للمنشآت المختلفة للمجموعة من حيث النشاط والحجم سواء كانت صناعية أو تجارية أو خدمية أوإنشائية، حيث يمكن لمستخدم البرنامج أن يتعامل مع الوظائف التى تهم منشأته وترك الوظائف الأخرى التى لا يحتاجها دون أن تتأثر الفعالية العامة للنظام، على سبيل المثال التالى الذى يوضح المهام التى يقوم بها النظام :
- المشتريات : يوفر النظام إمكانية تسجيل الحركة اليومية للمشتريات مثل حركة الشراء ، والدفعات للموردين ، والتسويات المدينة والدائنة ، ومرتجعات المشتريات والتصنيع لدى الغير وتسجل طلبات الشراء وطلبات الأسعار، للحصول بشكل آنى على الوضع المالى مع الموردين من خلال الاستعلامات العديدة والتقارير المتنوعة (بشكل تفصيلى أو مختصر) والتحليلات لكشوف حركة المبيعات اليومية وكشوف حسابات الموردين ومستحقاتهم وتطور حركة المشتريات.
- المبيعات : بالنسبة لوظائف المبيعات يجب أن تتوفر إمكانية تسجيل الحركة اليومية للمبيعات مثل حركة البيع، والقبض من العملاء، والتسويات المدينة والدائنة، ومرتجعات المبيعات، والتصنيع للغير وتسجيل طلبات التوريد وعروض الأسعار، للحصول بشكل آنى على الوضع المالى مع العملاء خلال الاستعلامات العديدة والتقارير المتنوعة (بشكل تفصيلى أو مختصر) والتحليلات لكشوف حركة المبيعات اليومية وكشوف حسابات العملاء والمستحقات المترتبة عليهم وتطور حركة المبيعات .
- المخازن : بالنسبة للمخازن لابد أن يتم التأثير فيها مباشرة من حركة شراء الأصناف والتصنيع لدى الغير، وحركة بيع الأصناف، والتصنيع للغير ، ومن خلال تسجيل حركة مخازن مباشرة كإدخال وإخراج المواد ككميات ومبالغ أو كميات فقط أو حركة نقل مواد مباشرة بين مخزنين أو تصنيع مواد، مما يؤدى إلى معرفة مباشرة بالوضع الحالى للأصناف فى المخازن من خلال استعلامات عديدة وتقارير متنوعة (بشكل تفصيلى أو مختصر) وتحليلات لكشوف حركة الأصناف اليومية ولسجلات الأصناف فى المخازن، كما يمكن القيام بعملية الأستلام والتسليم الأولى فى المخازن بالكميات فقط قبل إعتمادها فى محاسبة المواد بعد تسجيل المبالغ فيها.
- الاستاذ العام : يجب أن تتأثر حسابات الأستاذ العام مباشرة من خلال حركة القيود التلقائية لحركة المبيعات والمشتريات والمخازن والتصنيع، ومن خلال حركة القيود اليومية المباشرة مثل سندات القبض وسندات الصرف وسندات القيد، ويؤدى ذلك إلى الحصول على أستعلامات مباشرة عن الحركة اليومية وكشوف الحسابات (بشكل تفصيلى أو مختصر ) وعلى التقارير والسجلات الهامة مثل سجلات اليومية والأستاذ العام وموازين المراجعة وكشوف الأرباح والخسائر والميزانية العمومية.
- الأصول الثابتة : يجب أن يقوم البرنامج بمعالجة هذه الموضوع بسهولة وبدقة كاملة وبشكل شهرى أو سنوى، حيث يقوم المستخدم بتعريف الأصل عند شرائه ومن ثم تحديد طريقة الاحتساب والحسابات الخاصة بهذا الأصل ليقوم البرنامج بالمعالجة التلقائية اللازمة لإحتساب قيمة الإهلاك الخاصة بالأصول ولكتابة القيود المحاسبية اللازمة ومن ثم الترحيل للحسابات العامة، مع إمكانية إضافة مبالغ الصيانة والعمرات والإضافات وإعادة التقييم أو إعادة الإهلاك.
- الموازنة التقديرية: يجب أن يعطى النظام إمكانية العمل بشكل إختيارى مع الموازنة التقديرية السنوية لحسابات الإيرادات والمصروفات من أجل الرجوع إليها، والقيام بعمليات التخطيط المسبقة لشهور/ مواسم الصرف والإيراد، ومراقبة الإنتاج على ضوء الحركة الفعلية التى تتم على حسابات الإيرادات والمصروفات.
- التكاليف المعيارية : يجب أن تتفاعل هذه الوظيفة مع حركات التصنيع المختلفة من أجل متابعة تكاليف التصنيع الفعلية قياسًا للتكاليف المعيارية وتتضمن استخدام العديد من الوظائف (تعريف اليد العاملة وأجورها / تعريف المصاريف المتغيرة / المصاريف الثابتة) وذلك لكل أنواع التصنيع مع إمكانية تحديد مدة الإنتاج المعيارية سواء لسنة أو شهر أو طاقة إنتاجية، وبالتالى يوفر البرنامج إمكانية حساب نقطة التعادل للسعر مع الكلفة عند حد إنتاج معين، والاستعلام عن الإنحرافات التى تحدث ما بين التكلفة الفعلية والمعيارية.
- التحليل المالى والقوائم المالية : يجب أن يوفر النظام وظيفة (التحليل المالى) لإستخدامها بشكل إختيارى، مما يمكن المحاسبين بشكل سهل ومرن وممتع من بناء علاقات التحليل المالى ومؤشرات تقييم الآداء مثل (نسب المديونية) و(نسب السيولة) و(نسب الربحية) وغيرها من نسب الوضع المالى أو الإدارة المالية بما يتوافق مع كل منشأة لإعطاء صورة دقيقة وعملية عن الوضع المالى فى أى لحظة يتطلب الأمر ذلك، حيث من الممكن إنشاء علاقات التحليل المالى (الأفقية والرأسية) ضمن السنة الواحدة لفترات مختلفة من الأشهر أو سنوات متعددة وليس من الضرورى التتالى فى السنوات المختارة موضوع التحليل، كما يمكن أيضًا إنشاء علاقات التحليل المالى بين المبالغ الفعلية والمبالغ التقديرية للموازنة ضمن السنة الواحدة أو السنوات المختلفة.
- التصنيع : يقوم النظام بخدمة التصنيع أو التجميع أو التفكيك بشكل تكاملى من خلال وظائف (التصنيع الداخلى / التصنيع لدى الغير / التصنيع للغير) سواء كانت عملية التصنيع من مرحلة واحدة أو أكثر، وسواء كانت المواد الناتجة مآدة واحدة أو أكثر (مواد ناتجة رئيسية وثانوية)، مع إمكانية تعريف تركيبة المواد المصنعة من المواد الأولية لتسهيل التسجيل التلقائى فى إخراج المواد الأولية وإدخال المواد المصنعة من وإلى المخازن ومعرفة الكلفة قبل القيام بالتصنيع . كما يمكن أستخراج كشوف تكلفة كا مادة مصنعة من المواد الأولية وساعات العمل والأجور والمصاريف الثابتة والمتغيرة خلال فترة زمنية متغيرة من يوم إلى سنة أو لطاقة إنتاجية محددة كما يمكن ربط التصنيع بنماذج تكاليف معيارية ومعرفة الإنحرافات بين المعيارى والفعلى.
- مراكز التكلفة والربحية : يجب أن يقدم النظام إمكانية التعامل مع مراكز كلفة (تكلفة وربحية) غير محدودة العدد ، مثل :(الأقسام أو خطوط الإنتاج المختلفة أو الأصناف - صنف واحد أو مجموعة من الأصناف - أو غيرها من المواضيع الإدارية المختلفة)، تتأثر حسابات هذه المراكز بشكل تلقائى من مستندات الحركة اليومية ويمكن متابعة كشوف حساباتها التفصيلية، وكشوف الأرباح والخسائر (كشف أرباح وخسائر كلى - كشف تشغيل - كشف متاجرة - كشف صافى الربح والخسارة) الخاصة بها بشكل مستقل وضمن كشوف الأرباح والخسائر الكلية.
- الفروع المتعددة : يقدم النظام إمكانية التعامل مع فروع غير محدودة العدد، تتأثر حسابات هذه الفروع بشكل تلقائى من مستندات الحركة اليومية ويمكن متابعة كشوف حساباتها التفصيلية وتقارير موازين المرجعة والميزانيات العمومية لكل فرع على حدة أو كل الفروع مجتمعة ومعرفة أرباح كل فرع على حدة أو الأرباح الإجمالية لكل الفروع مجتمعة، كما يمكن تحديد مراكز تكلفة ومشاريع داخل الفروع واستخراج تقارير الأرباح والخسائر لكل مركز أو مشروع داخل الفرع أو لكل مراكز أو مشاريع الفرع سوية.
- أوراق قبض وأوراق الدفع: يعالج النظام أوراق القبض وأوراق الدفع ( شيكات آجلة / كمبيالات / سندات..) كجزء من الحركة المحاسبية الأساسية كما يعطى إمكانية ترتيبها حسب تسلسل العملاء والموردين وحسب تواريخ الاستحقاق لسهولة المتابعة.
- حسابات مندوبى المبيعات : يوفر النظام متابعة حسابات مندوبى المبيعات حسب إنجازهم فى البيع (طريقة الاستحقاق)، أو حسب إنجازهم فى تحصيل المبالغ (طريقة النقدى) أو حسب الطريقتين سوية.
- الجرد : كما يوفر النظام إمكانية تنظيم عمليات الجرد للمخازن من خلال توفير بطاقات الجرد وإعطاء الفروقات بعد إدخال عمليات الجرد يدويًا أو بالباركود والتصحيح التلقائى لأرصدة المواد (كميات وتكاليف) فى المستودعات حسب نتائج الجرد الفعلية.
- نقاط البيع : هل يوجد نسخة خاصة من النظام للعمل فى نقاط البيع (رئيسية أو فرعية) تحتوى الوظائف التى تحتاجها نقاط البيع فقط ، مع حركة تصدير واستيراد بيانات مع المركز الرئيسى.
- طلبات الشراء والتوريد: إمكانية أن يولد النظام فواتير الشراء بشكل كامل أو جزئى من طلبات الشراء ويقوم بعملية متابعة لرصد كل طلب شراء ، كما يمكن توليد فواتير البيع من طلبات التوريد بشكل كامل أو جزئى مع بيان رصيد كل طلب توريد، كما يمكن متابعة وضعية الطلبات مع حركة التصنيع أو المخازن أو حركة المبيعات والمشتريات لمعرفة وضعية إنجاز كل طلب توريد، كما يمكن متابعة وضعية الطلبات مع حركة التصنيع أو المخازن أو حركة المبيعات والمشتريات لمعرفة وضعية إنجاز كل طل فى دورة العمل.
3- البنية الفنية :
ـ جرد مستمر / جرد دورى : لابد أن يقوم النظام بتأدية الأعمال الحسابية للمنشأة حسب الطريقة المحاسبية الملائمة لها سواء طريقة الجرد المستمر أم طريقة الجرد الدورى وفق مايحدده المستثمر فى أستخدامة للنظام .
ـDrill Down : وهي طريقه لتفسير الرقم الأجمالي في أي تقرير الي ارقام تفصيليه لمعرفة مصدرها و تحليلها فورا بمجرد النقر المزدوج علي الرقم الاجمالي . علي سبيل المثال يمكنك مشاهده قيود اليومية من خلال الأستاذ المساعد وكذلك الأستاذ المساعد لكل حساب من الأستاذ العام و مشاهده الأستاذ العام من ميزان المراجعة
- استخدام جزئى مرن : إمكانية استخدام أجزاء من النظام دون الأجزاء الأخرى دون أى تأثير على الفعالية العامة للنظام ، حيث يمكن استخدامة لأغراض المخازن فقط أو حسابات الأستاذ العام أو فعاليات المشتريات أو المبيعات، كما يمكن البدء بإستخدام جزء من النظام أو أكثر ثم متابعة استخدام الوظائف الأخرى فيما بعد بسهولة ومرونة.
- الأرتقاء بالعمل مع تطور المنشأة : القدرة على التطور مع أشكال العمل مع تطور المنشأة واتساعها، حيث يمكن التسجيل بشكل مستند لكل نوع فى الحركة اليومية مع توزيع لمسئوليات العمل وأيضًا يمكن التنويع فى المستندات ذات الطبيعة الواحدة والأغراض المختلفة مثل فواتير بيع من عدة أنواع ولكل نوع مسلسل خاص به، كما يمكن لنوع المستند الواحد أن يشمل على عدة نماذج من القيود المحاسبية التلقائية.
- تصنيف أساسى لمواد المخازن: لابد من وجود عدد لانهائ من التصنيفات الافقيه و الرأسيه للأصناف، مثل : ماركة / بلد المنشأ / سنة الصنع / نوع / مصدر / موديل /عبوة / معمل/ تركيب / نمرة / عيار ..إلخ، مع إمكانية اختلاف التصنيف بين مجموعات الأصناف، حيث يحدد المستخدم التصنيفات التى يريدها لكل فئة ( مجموعة - عائلة) أصناف بما يتوافق مع طبيعة الفئة مع إمكانية التعريف التلقائى للأصناف بناء على متبادلات التصنيف التى يحددها المستخدم لكل فئة.
- تصنيف فرعى لمواد المخازن: لابد من وجود (3 مستويات) تصنيف فرعية للأصناف مما يخفف من عدد الأصناف الأساسية المطلوب تعريفها : أمثلة : فى الأجهزة ( لون ومقاس والمواسير(عرض وطول وسماكة) وصناعة وتجارة الأدوات الكهربائية (العبوة /الحجم أو الوزن).
- ثلاث وحدات قياس مرنة : إمكانية التعامل مع الأصناف بثلاث وحدات قياس مع علاقة تحويل سهلة وعملية جدًا مع إمكانية البيع والشراء بأى وحدة من الوحدات الثلاث وبشكل مختلف بين عملية وأخرى مع بقاء البرنامج متابعًا للكميات الثلاث بشكل دقيق وبتسهيلات فى الحركة كبيرة جدًا.
- التعامل مع أرقام الدفعات (Batch- No) : يمكن توليد رقم داخلى لدفعات المشتريات أو إدخالات المخزون أو التصنيع مما يوفر متابعة دقيقة لحركة كل دفعة من ناحية إدخالها للمستودعات ومبيعاتها من أين أتت ولمن بيعت مع بياناتها كاملة عن كميتها وكلفتها وحركتها.
- تاريخ الصلاحية : إمكانية التعامل مع تواريخ الصلاحية لكميات الأصناف فى حركة الشراء وحركة البيع وحركة التصنيع وفى سجل منفصل بالارتباط مع أرقام الدفعات.
- Serial No : إمكانية ضبط الأرقام المسلسلة للقطع الإفرادية وإمكانية الاستعلام عن حركة الأرقام المسلسلة Serial No من ملف تاريخى للأرقام المسلسلة يخص السنوات السابقة أثناء العمل فى ملف السنة الحالية دون الحاجة للدخول إلى ملفات بيانات السنوات السابقة.
- Fifo معدل التكلفة المتوسطة : إمكانية متابعة المخزون حسب ( معدل التكلفة المتوسطة /الداخل أولا خارج أولا Fifo.
- ترحيل وترتيب تلقائى : أن يقوم النظام بترحيل وترتيب المستندات بشكل تلقائى وآنى.
- تحكم فى البيانات المطبوعة للفواتير وكشوف العملاء : تتوفر إمكانية التحكم فى محتوى أسماء وأعمدة البيانات المطبوعة للفواتير والكشوف.
- طباعة مستندات مسبقة الطباعة : إمكانية برمجة طباعة مستندات المخازن والفواتير على مستندات مسبقة الطباعة للمنشأة كى تطبع بيانات المستند المطلوبة فى الحقول الفارغة.
مواد غير مخزنية : استخدام أصناف غير مخزنية مثل ( المواد التى تباع أو تشترى أو تصنع دون أن تؤثر فى المخازن) أو الخدمات مثل (تركيب / صيانة / استشارات / تدريب / ضمان / نقل / ...) فى فواتير الشراء وفواتير البيع والتصنيع للغير أو التصنيع لدى الغير .
- تركيبة تصنيع مرنة : إمكانية الاستفادة من وظائف التصنيع فى تسجيل عمليات تصنيع أو تجميع أو تفكيك لمواد مسبقة التعريف فى تركيبتها من أجل الاحتساب والتأثير التلقائى السريع، أو لمواد غير ثابتة التركيب من المكونات يتم تحديد مكوناتها أثناء التسجيل.
- مراقبة حدود كميات المخزون : يعطى النظام تنبيهًا عند وصول مخزون مادة لمستوى أقل من الحد الأدنى بشكل تلقائى كما يعطى لائحة حسب الطلب للأصناف التى تقل عن الحد الأدنى والتى تتجاوز الحد الأعلى.
- إعادة الطلب : يعطى النظام لائحة بالأصناف التى وصلت لحد إعادة الطلب والكمية اللازم طلبها.
- مخزون مندوب المبيعات : يمكن تحديد مخزن افتراضى لكل مندوب مبيعات ( يفيد فى حال البيع بواسطة سيارات المندوبين وما شابة ذلك .
ـ تنوع أساليب الأسعار والخصم والكميات المجانية (عروض تجارية) : يمكن تعريف أساليب خصم وأسعار متنوعة (سعر بيع خاص / نسبة خصم / كميات مجانية اعتمادًا على الكميات المباعة) لكل صنف أو مجموعة أصناف ، وربط كل أسلوب مع تصنيف العملاء من أجل الأحتساب التلقائى عند البيع للعميل حسب الاسلوب المحدد للتعامل معه.
- عملات أجنبية : إمكانية التعامل مع الموردين والعملاء وكافة الحسابات العامة الأخرى بعملات غير العملة الأساسية للمنشأة وإنشاء قيود البنود المحاسبية تلقائيًا بعملة المنشأة الرئيسية وبالعملة الأجنبية كما يمكن التسديد للموردين أو القبض من العملاء بعملات مختلفة عن عملة التعامل الرئيسية معهم.
- سجل تاريخى لتسديد المستحقات : إمكانية حفظ سجل مقاصة تاريخى عن تسديد الفواتير والأوراق التجارية (أوراق قبض / دفع) فى حال (التسديد اليدوى) أو (حسب الأسبقية الزمنية) لمعرفة تواريخ تسديد المستحقات سواء التسديد الجزئى أو الكامل والمستندات التى سدد منها مع سهولة العمل لتعديل أو تصحيح عمليات التسديد.
- تصنيف العملاء والموردين حسب النشاط التجارى : إمكانية تصنيف العملاء والموردين وفقًا لنشاطهم التجارى من 3 مستويات تصنيف لكل عميل أو مورد للحصول على لوائح متابعة وتحليل مبيعات ومشتريات حسب النشاط التجارى.
- خصم مستوى الصنف والفاتورة : إمكانية تطبيق الخصم على كل صنف فى الفاتورة ( شراء أو بيع) وعلى مستوى الفاتورة الكلى.
- تسديد إنتقائى أو حسب الأسبقية الزمنية أو على الحساب : إمكانية القيام بتسديد الدفعات على ما يخصها من فواتير الموردين أو العملاء أو السندات المالية بشكل أنتقائى أو تلقائى حسب الأسبقية الزمنية أو التعامل على الحساب دون تسديد.
- خريطة ولائحة عملاء حسب المدن : إمكانية توفير خريطة للمدن الرئيسية والثانوية حيث يمكن من خلالها استعراض عملاء كل مدينة مع أرصدتهم وطباعة لائحة لمتابعتهم.
ـ مدة التنزيلات ونسب الحسومات: فى وظيفة نقاط البيع إمكانية تحديد مدة التنزيلات لكل نقطة بيع وتحديد الحسومات على مستوى فئات الأصناف أو على مستوى الأصناف أو على مستوى الأصناف مع إمكانية استثناء أصناف معينة من حسم التنزيلات أو تميزها عن فئات الأصناف التى تتبع لها بنسبة حسم مختلفة.
- يوميات مرنة : إمكانية أن يوفر النظام إمكانية طباعة اليوميات المحاسبية ضمن اختيارات متعددة تساعد على الأرشفة والتدقيق مثل يومية المشتريات ويومية المبيعات ويومية أى نوع من السندات اليومية مثل القبض أو الصرف بشكل مختصر وبشكل تفصيلى.
- المبالغ كتابة (تفقيط) لكل العملات : إمكانية أن يقوم النظام بطباعة كتابة (تفقيط المبالغ) والفواتير والإيصالات وعروض الأسعار بشكل لغوى سليم لكل العملات كما يقوم النظام بكتابة دلالة رصيد العميل أو المورد (مستحق عليكم / مستحق لكم ) بشكل تلقائى.
- عوامل بحث مرنة : إمكانية وجود بحث متطور عن الأصناف والعملاء والموردين والحسابات العامة (تصفية بعوامل متنوعة ، مثال : أى جزء من الأسم من أى مكان أو رقم الفئة أو بداية الحسابات أو أنواعها أو بداية الأرقام ..... إلخ).
ـ ضوابط بحث عديدة عن المستندات : إمكان وجود ضوابط بحث عديدة وسهلة فى الأستعلام عن مستندات الحركة اليومية مثل : نوع / مستند / رقم مستند / تاريخ / عميل / مرجع / مخزن / جزء من ملاحظات / شركة نقل ..... ألخ .
ـ أنتقال مرن بين الوظائف أثناء العمل : إمكانية أن ينتقل بواسطة المفاتيح الوظيفية Function Keys أو قوائم الاختيار أثناء تسجيل الحركة اليومية إلى سجلات تعريف العملاء والموردين والأصناف لتعريف سجلات جديدة أو الاستعلام عن الكشوف المحاسبية دون الاضطرار إلى إغلاق مستند الحركة اليومية، كما يمكن الإنتقال أثناء تفحص الكشوف المحاسبية إلى كشوف أخرى للمقارنة والتدقيق دون الإضطرار إلى إغلاق الكشف موضوع الاهتمام الرئيسى.
- وسائل مساعدة : إمكانية أن يحتوى النظام على برامج مساعدة داخلية مستمدة من بيئة التشغيل مثل برنامج كطابعة يمكن إرسال الكشوف عبره مباشرة إن كان متوافرًا ..إلخ.
- صلاحية تأمين وتشغيل مرنة وقوية : إمكانية أن يوفر النظام للمسئول عن العمل من خلال وظيفة (تأمين النظام) إمكانية تحديد صلاحيات تشغيل وظائف النظام بشكل فردى لكل وظائف النظام بشكل فردى لكل وظيفة ولكل مستخدم، مما يعطى إمكانية عالية ومريحة فى ضبط مسؤوليات العمل.
- النسخ الاحتياطى : إمكانية أن يقوم البرنامج بأرشفة النسخ الاحتياطية للبيانات بشكل تلقائى على الأقراص الصلبة لجهاز الكمبيوتر حسب الأيام والأسابيع والشهور والسنوات حيث يمكن الإسترجاع من أى نسخة لتدقيق موضوع معين عند الحاجة لذلك.
- عدم المحدودية : إمكانية أن يتميز النظام بعدم المحدودية فى المواضيع المحاسبية المختلفة مثل عدم وجود حدود لـ (عدد الشركات / عدد القيود المحاسبية أو الأصناف بالمستند الواحد / عدد المشاريع / عدد مراكز التكلفة والربحية / عدد العملات / عدد المخازن / عدد حسابات الاقفال الختامية سواء للأرباح أو الخسائر المرحلة أو الارباح والخسائر للسنة المالية الجارية/ عدد أنواع المستندات واليوميات / عدد المستخدمين/ عدد السنوات المالية موضوع المقارنة / عدد أنواع أساليب الخصم).
- إعادة ترقيم الرموز : إمكانية تتوفر فى النظام إمكانية إعادة ترقيم رموز أو أرقام السجلات الرئيسية مثل الحسابات والعملات والموردين والأصناف بعد مضى الوقت على الاستخدام بشكل سهل ورسريع جدًا.
- تحكم بإظهار / إخفاء بعض الحقول : إمكانية التحكم بإظهار بعض البيانات أو إخفائها عند عدم الحاجة لها أثناء تسجيل الحركة اليومية.
4- الدورة المستندية و تنظيم العمل :
يجب أن يوفر النظام المقترح وظائف عديدة تساعد فى تنظيم العمل من خلال تطبيق دورة مستندية مرنة وفيما يلى بعض من هذه الوظائف :
- استلام وتسليم أولى فى المخازن : إمكانية تسجيل حركة إستلام وتسليم أولى للكميات من المخازن يدويًا أو بواسطة الباركود من قبل (أمين المخزن) دون تسجيل المبالغ، مع طباعة مستندات استلام وتسليم دون التأثير فى المخزون حتى يتم التسجيل النهائى للمبالغ فى محاسبة المواد، مع الاستفادة الآلية فى التسجيل فى محاسبة المواد مما تم تسجيله فى المخازن من مستندات الاستلام والتسليم الاولى ، حيث يحول مستند الاستلام أو التسليم الأولى بشكل آلى إلى المستندات المناسبة إدخال / إخراج / نقل / فواتير بيع / فواتير شراء / مرتجع مشتريات/ مرتجع مبيعات /تصنيع) بعد أن يتم تسجيل الأسعار أو الكلفة فى محاسبة المواد وعدم إمكانية التغيير فى مستندات الأستلام والتسليم الأولى فى المخازن بعد إعتمادها فى محاسبة المواد.
- أوامر التسليم والاستلام : إمكانية طباعة أوامر الأستلام من فواتير الشراء ومرتجع المبيعات وأوامر التسليم من فواتير البيع ومرتجع الشراء كما يمكن تخصيص نماذج طباعة خاصة بهذه الأوامر بشكل مستقل عن الفواتير سواء على ورق أبيض أو ورق مسبق الطبع كما تطبع بشكل يتناسب مع الغرض منها حيث يمكن تجنب طباعة المبالغ والاكتفاء بالكميات لتوجيهها إلى أمين المستودع.
- تأكيد إستلام وتسليم الفواتير فى المخزن : إمكانية القيام بتأكيد الإستلام وتسليم الفواتير بعد تسجيلها فى المحاسبة أو المبيعات من قبل (أمين المخزن) بشكل إختيارى فى البرنامج مع إمكانية تسجيل الأرقام المسلسلة Serial No فى المخزن بواسطة الباركود أو يدوياً حين الاستلام الفعلى فى المخزن، مما يؤدى إلى إمكانية التغيير فى الفواتير بعد التأكيد فى المخزن، ويعطى موثوقية بعد تسجيل الفواتير فى التأكد من تسليم أو استلام محتويات الفواتير فى المخازن.
- حركة أمين الصندوق : يمكن إعطاء وظيفة محددة لأمين الصندوق بشكل إختيارى فى البرنامج لتأكيد أى حركة مقبوضات أو مدفوعات، سواء فى الفواتير والمرتجعات النقدية ( مثل صالات البيع) أو إيصالات القبض أو الدفع أو سندات القيد ( التى تحرر فى المحاسبة) حيث تظهر حركة المقبوضات أو المدفوعات أما أمين الصندوق فى نافذة خاصة فيها بيانات مختصرة يقوم بإعتمادها للدلالة على القبض أو الدفع الفعلى فى الصندوق، مما يؤدى إلى عدم إمكانية تغيير المبالغ وحساباتها فى المستندات الأصلية بعد تأكيدها من قبل أمين الصندوق، مع طباعة يومية صندوق خاصة بأمين الصندوق وعن طريق وظيفة خاصة غير كشف الحساب، وهذا يؤدى لموثوقية حركة النقدية ولعمل أمين الصندوق وقسم المحاسبة أو المبيعات.
مثال 1 : يمكن لقسم المحاسبة تجهيز مستندات الدفع أو القبض وإرسالها لأمين الصندوق كى يعتمدها حين الدفع أو القبض الفعلى .
مثال 2 : فى معارض البيع التى يفصل فيها الصندوق عن موظف المبيعات يمكن تسجيل الفواتير من قبل موظف المبيعات وإرسالها مطبوعة إلى الصندوق لتأكيد قبض المبلغ قبل تسليم البضاعة.
- التدقيق يوجد فى البرنامج وظائف تدقيق على إكتمال دورة عمل كل مثال من الأمثلة السابقة والعديد غيرها من وظائف التدقيق على كل أنواع المستندات الحركة اليومية وفقًا لمهام الموظفين فى التسجيل أو الاستعلام أو التدقيق على التسجيل أو التعديل أو النتائج المحاسبية للعمل.
إمكانية توفير العديدمن الوظائف التى تساعد فى توزيع مسئوليات العمل وضبطها مثل :
- تخصيص مدخل حركة يومية لكل نوع مستند : يستطيع المستخدم أن يخصص مدخل حركة يومية خاص لكل نوع مستند ( فى حال تعدد أنواع المستندات فى نوع الحركة اليومية الواحدة) وذلك بإضافة اختيار خاص بهذا المستند فى نافذة (تخصيص واجهة العمل) لمستخدم معين، أى تفصيل واجهة عمل للمستخدمين حسب أنواع المستندات المسموحة لهم.
- متابعة حالة طلبات التوريد مع حركة التصنيع الداخلى أو إدخال الانتاج أو التصنيع للغير: حيث يمكن مقارنة طلب التوريد مع حركات التصنيع الداخلى أو إدخال الانتاج أو حركة التصنيع للغير التى تمت لمعرفة هل تم إنجاز المطلوب من الطلب أم لا ، بالإضافة إلى مقارنة طلب التوريد مع المبيعات لمعرفة رصيد التوريد الذى لم يتم تسجيل حركة مبيعاته حتى الآن .
- متابعة حالة طلبات الشراء مع حركة التصنيع لدى الغير: حيث يمكن مقارنة طلب الشراء مع حركات التصنيع لدى الغير التى تمت لمعرفة هل تم إنجاز توريد طلب شراء بالتصنيع لدى الغير أم لا ، بالإضافة إلى طلب الشراء مع المشتريات لمعرفة رصيد طلب الشراء الذى لم يتم تسجيل حركة مشترياته حتى الآن.
5- تبادل البيانات (الاستيراد و التصدير) :
إستيراد البيانات الأوليه مثل دليل الحسابات و شجرة الأصناف و اسماء العملاء و الموردين. بحيث تستطيع استيراد البيانات في ثوان معدوده من ملفات Excel و Text
تصدير كل التقارير من البرنامج الي Word و Excel و HTML و PDF لإعاده الاستفاده منها بأشكال مختلفه حسب رغبه المستخدم.
6- مزايا و مرونة العمل المطلوبة :
فيما يلى بعض المزايا المطلوبة لتوفير مرونة عمل للمستخدم تمكنه من التحكم بأسلوب آداء البرنامج وتكييفه مع نمط عمله:
- ربط الفروع :في حالة رغبة الشركه في ربط فروع الشركه ببعضها On-Line يجب رفع قاعدة البيانات علي Server خارجي سريع و قوي مثل
Arvixe.com و تكاليف هذا الموضوع 35$ شهريا و بهذه الطريقه سيتم توفير الاف الدولارات في شراء سيرفرات و البعد عن مشاكل ال IT . سيتطلب هذا الحل وجود انترنت في المواقع او الفرع الرئيسي و هو افضل حل توصلنا اليه بعد سنوات طويله من البحث المستمر . الميزه الرئيسيه في هذا الحل هو مركزيه قاعدة البيانات و امكانية الوصول للبيانات من اي مكان بالعالم
- سهولة البدء بالعمل : إمكانية أن تتوفر فى النظام مسبقًا التعريفات الاساسية اللازمة مثل ( دليل الحسابات/ أنواع اليوميات/ القيود المحاسبية التلقائية) مما يسهل البدء باستثمار النظام بشكل سريع حيث لا يتطلب البدء بالاستخدام سوى : تحديد تاريخ البدء وتعريف العملاء والموردين وأرصدتهم وتعريف الأصناف وأرصدتها وأرصدة الحسابات ميزان المراجعة وفى حال الرغبة بالاستخدام الجزئى يتم تعريف اللازم فقط مثل ( العملاء وأرصدتهم / الاصناف وأرصدتها). ثم الأنطلاق فى تسجيل الحركة اليومية .
- فرض نمط العمل وقيود تلقائية : إمكانية أن يستطيع المستخدم أن يفرض نمط عمله على النظام وأن يحدد أنواع اليوميات المحاسبية الملائمة له ويستطيع تحديد نماذج قيودها المحاسبية القياسية التى تنشأ تلقائيًا فى كل أنواع الحركة اليومية .
- تعديل الأرصدة الافتتاحية بعد إغلاق السنة يدويًا وآليًا
- مقارننة بين السنوات : إمكانية طباعة كشوف الأرباح والخسائر والميزانية العمومية بشكل مقارنة بين السنوات (ليس بالضرورة تتالى السنوات) بشكل سهل وسريع. حيث يعطة معلومات السنوات المطلوبة والفرق بين كل بند من بنودها مع النسب المئوية للفروق .
- طباعة كل أنواع مستندات الحركة اليومية : من أجل متابعة الحركة المستندية وأرشفة الحركة اليومية يمكن طباعة كل أنواع الحركة ( الفواتير / المرتجعات / سندات القيد / مستندات المخازن/ مستندات التصنيع) بشكل مستند مع عملية التسجيل .
- تنوع نماذج طباعة المستندات : إمكانية أن يوفر النظام للمستخدم إمكانية تصميم نماذج طباعة عديدة لمستندات الحركة اليومية سواء على ورق أبيض أو ورق مسبق الطباعة، ويمكن لنوع المستند الواحد أن يكون له عدة نماذج طباعة.
ـ ربط العملاء مع نماذج فواتير خاصة : إمكانية أن يوفر النظام للمستخدم إمكانية ربط نمازج طباعة خاصة من فواتير البيع مع العملاء حيث تطبع بشكل تلقائى للعميل موضوع الفاتورة دون تغيير نوع نموذج الطباعة أثناء العمل.
- كشف حساب عميل/ مورد مشترك : إمكانية أن يوفر النظام إمكانية إضافية لكشوف العملاء والموردين وهى أستخراج كشف واحد تفصيلى فى حال كان العميل موردًا للمنشأة فى نفس الوقت وإعطاء الرصيد لنتيجة عمليات البيع والشراء والدفع والقبض التى تمت معه كعميل مورد.
- كشف إستجرار للمورد والعميل : إمكانية أن يوفر النظام كشوف استجرار من المورد وللعملاء لصنف محدد أو مجموعة أصناف خلال فترة زمنية محددة مع كافة البيانات من الكمية والسعر والقيمة ومن خلال اختيارات تصنيف الأصناف.
- إغلاق يومى اختيارى : إمكانية القيام بعملية إغلاق يومى لمستندات الحركة اليومية بشكل إختيارى، مما يوفر لأصحاب الاعمال والمدراء الاطمئنان إلى موثوقية سجلاتهم.
- سهولة المطابقة مع كشف البنك : إمكانية طباعة كشوف الحسابات العامة مرتبة حسب تاريخ المرجع ويفيد فى مطابقة كشف حساب البنك .
- كميات فقط أو كميات ومبالغ: إمكانية التعامل فى تسجيل حركة الأصناف ككميات ومبالغ أو كميات فقط أو مبالغ فقط.
- تقييم المخزون: إمكانية طباعة تقرير لتقييم المخزون حسب (معدل التكلفة / سعر المورد / سعر الجملة / سعر البيع العام).
- طباعة التكاليف المعيارية: إمكانية طباعة تقارير خاصة بنماذج التكاليف المعيارية، وأوراق عمل الإنتاج، وكشوف تكاليف التصنيع الفعلى،وأنحرافات العمل عن المعيارى، لتستخدم كأوراق عمل أو أرشيف أو لمناقشة النتائج في الإدارة.
- تسجيل المواد بالباركود: إمكانية تسجيل حركة المواد بالباركود فردية لكل قطعة للتأكد من العدد المسلم أو المستلم ثم الجمع على مستوى الصنف فى مستندات المخازن (استلام وتسليم أولى / إدخال / إخراج / نقل ) ، وفى الفواتير (بيع / مرتجع بيع / مرتجع شراء) .
- تحميل مصاريف إضافية على الشراء : إمكانية تحميل مصاريف على الأصناف المشتراة بشكل تلقائي سواء كانت هذه المصاريف تكاليف استيراد أم مصاريف شحن أو أي نوع من المصاريف الإضافية حيث يقوم البرنامج بتوزيع هذه المصاريف الإضافية حسب نسبة مبلغ كل صنف فى فاتورة الشراء.
- زيادة / إنقاص الأسعار: إمكانية الطلب من النظام أن يزيد أسعار بيع المواد أو ينقصها حسب نسبة مئوية مختارة لصنف واحد،أو مجموعة من الأصناف،أو كل الأصناف ، بشكل تلقائي ، بناء على متغيرات متعددة مثل نسبة من الكلفة / نسبة من سعر البيع ... الخ.
- لأئحة أسعار : إمكانية طباعة لأئحة أسعار بيع الأصناف لإرسالها للموزعين (يمكن كتابة اسم الموزع علي لائحة الأسعار) بمختلف أنواع الأسعار (جملة / نصف جملة / مفرق / عام / مستهلك) وبمختلف أشكال العروض التجارية الممنوحة للعملاء.
- مراقبة البيع بأقل من الكلفة : إمكانية أن يعطى النظام عدة اختيارات من التنبية عند التسجيل سعر بيع للأصناف أقل من الكلفة من خلال خصائص تحدد على مستوى فئات الأصناف.
- معرفة الربح المباشر: إمكانية الأطلاع على حركة المبيعات ومعرفة مبالغ الربح المباشر ونسبة الربح لمجال من العملاء واحد أو أكثر ولمجال من الأصناف واحد أو أكثر ولمجال من التاريخ يوم وأحد أو أكثر. هذا بالإضافة إلى سهولة استخراج كشوف الأرباح والخسائر في أي وقت.
- مراقبة حد الدين: إمكانية أن يعطى النظام تنبيها تلقائيا عند تجاوز حد الدين للعملاء أثناء إدخال الفاتورة . كما يعطي كشفا بالذين تجاوزوا حد الدين عند الطلب.
- تحليل زمني للديون: يوفر النظام إمكانية التحليل الزمني لديون العملاء أو الموردين حسب فترات زمنية متغيرة يمكن التحكم بها.
- سهولة الحسابات الختامية: إمكانية أن يتميز النظام بسهولة التعامل مع السنوات المالية والحسابات الختامية حيث لا يطلب من المستخدم أي قيود أو إجراءات لذلك، ويحتفظ بإمكانية أستخراج كشوف الحسابات للسنوات السابقة بشكل كامل. وتتوفر فى النظام في أي وقت إمكانية استخراج كشوف الأرباح والخسائر والميزانية العمومية بشكل آني ولأي فترة مالية.
- تدقيق وفحص وصيانة ذاتية: إمكانية أن تتوفر فى النظام إمكانية التدقيق الذاتى على المستندات غير النظامية مثل المستندات غير المكتملة أو غير المتوازنة. كما تتوفر في النظام إمكانية الفحص والإصلاح والصيانة الذاتية للمعلومات في حال حصول أي خلل في جهاز الكمبيوتر مثل انقطاع الكهرباء المفاجيء.
- سهولة التدقيق والمراجعة والفرز: إمكانية أن يوفر إمكانية التدقيق والمراجعة والفرز بشكل سهل في كل بيانات النظام بواسطة وسائل البحث والنتقاء (عوامل التصفية والفرز) المتوفره في أغلب أجزاء النظام.
- مرونة الاستعلامات والتقارير: إمكانية أن تتميز التقارير والاستعلامات بمرونة عالية في إظهار المعلومات وذلك من خلال واسعة من ضوابط الاختيار التي يتحكم فيها المستخدم ليحصل على طلبه بشكل مباشر.
