نظام المشتريات الحكوميه

تصيميم نظام معلومات للمشتريات الحكومية:
تقضى القواعد العامة باتباع سياسة مركزية للشراء حيث تحدد وزارة المالية الجهات الأقدر من غيرها على الشراء وألا تلجأ الوحدات الإدارية الى الشراء مباشرة إلا فى حالات خاصة مع وجوب الإسترشاد بالأسعار والمواصفات التى تحددها الجهة المركزية والإلتزام باللوائح والتعليمات التى تحكم عمليات الشراء .

أولاً : الأحكام العامة للمشتريات الحكومية

يكون التعاقد فى حدود الاحتياجات الفعلية الضرورية.

يجب أن يكون التعاقد على أساس مواصفات فنية دقيقة ومفصلة وتراعى المواصفات القياسية المحددة أو طبقا للعينات المحددة الوزن أو المقاس أو الحجم .

فى حالة الشراء أو التعاقد مع موردين أجانب يجب الحصول على موافقة الوزير المختص .

يجب الاحتفاظ بالسجلات والنماذج الآتية :

أ -سجل خاص لقيد الموردين.

ب - سجل لقيد الممنوعين من التعامل.

جـ - سجلات ونماذج أخرى عديدة مثل نموذج طلب عطاء سجل قيد العينات وسجل تفريغ المظاريف ..... إلخ .

يحظر على العاملين بالجهات الحكومية والهيئات العامة وجهات القطاع العام وجهات الحكم المحلى التقدم بعطاءات أو عروض لأى من هذه الجهات كما لا يجوز شراء أصناف من هؤلاء العاملين أو تكليفهم بتنفيذ أعمال ويستثنى من ذلك الكتب والأعمال الفنية فى الحدود المرخص بها .

يعين كل وزير أو من يمارس سلطاته الإدارات المركزية والمصالح التى يحق لرؤسائها مباشرة السلطات المتعلقة بالشراء .

تسرى على عقود الخدمات ومقاولات النقل كافة الأحكام الواردة بشأن المشتريات .

يتعين عند التعاقد عدم ذكر الأنواع أو الأصناف أو الأرقام الواردة فى قوائم الموردين . كما لا يجوز ذكر علامة معينة أو مواصفات قد تنطبق على نماذج خاصة أو مميزة تحقيقا لتكافؤ الفرص بين الموردين .

ثانياً : طرق تنفيذ المشتريات الحكومية

تتبع الوحدات الإدارية للجهاز الحكومى إحدى الطرق التالية فى تنفيذ مشترياتها :

المناقصة العامة

المناقصة المحدودة .

المناقصة المحلية

الشراء بالممارسة .

الشراء المباشر .

( أ ) المناقصة العامة :

يكون التعاقد على شراء المنقولات والخدمات ومقاولات الأعمال ومقاولات النقل عن طريق مناقصات عامة يعلن عنها ويجوز بقرار مسبب إتباع إحدى الطرق الأخرى فى الشراء فى الحدود ووفقا للشروط المحددة فى اللوائح والتعليمات أى أن المناقصة العامة هى الطريقة العامة والأساسية للشراء فى الوحدات الإدارية الحكومية .

إجراءات تنفيذ المناقصة العامة

تشكل لجنة فنية لتحديد المواصفات.

إعداد كراسة الشروط ... وتعتمد من مدير المشتريات وتعطى لكل من يطلبها .

الإعلان عن المناقصة فى الوقت المناسب ...

تحدد مدة شهر على الأقل من تاريخ أول إعلان عن المناقصة تقدم خلالها العطاءات ، ويقدم مع كل عطاء تأمين إبتدائى قدره 1% من قيمة العطاء فى مقاولات الأعمال ولا يقل عن 2% من قيمة العطاء فيما عدا ذلك.

تسليم وحفظ العطاءات ومرفقاتها.

فتح المظاريف.

تشكل لجان البت فى العطاءات ... وتقوم هذه اللجنة بما يلى :

التاكد من مطابقة كشوف التفريغ للعطاءات ودراسة تقرير فحص العينات .

إلغاء المناقصة فى حالة العطاء الوحيد ويجوز بموافقة السلطة المختصة قبول العطاء الوحيد بشروط معينة.

إرساء المناقصة على صاحب العطاء الأفضل شروطا والأقل سعرا .... .

الإسترشاد بالأسعار الأخيرة السابق التعامل بها والاسترشاد بأسعار السوق ...

ترفع توصياتها للاعتماد من المسئول المختص في حدود الصلاحيات المحددة .

إخطار مقدمى العطاءات المقبولة فى خلال أسبوع واحد على الأكثر من تاريخ اعتماد نتيجة المناقصة ويطالبهم بإيداع التأمين النهائى .. والحضور لتوقيع العقود ، مع إخطار مقدمى العطاءات التى تم إستبعادها أو غير المقبولة بأسباب ذلك . ويعفى من التأمين الهيئات العامة وشركات القطاع العام والجمعيات ذات النفع العام والجمعيات التعاونية المشهرة .

بعد إيداع التامين النهائى يحرر العقد ، وتثبت العقود فى دفتر قيد العقود ...

توريد الأصناف المتعاقد عليها فى المواعيد المحددة مع الغرامة في حالة التأخير .

يحتفظ بالتأمين النهائى حتى يتم التنفيذ النهائى للعقد طبقا للشروط.

(ب ) المناقصة المحدودة :

يتم الشراء بطريق المناقصة المحدودة فى الحالات التى تتطلب قصر الإشتراك فيها على موردين أو مقاولين معينين من المقيدين بسجل المقاولين والموردين سواء فى داخل أو خارج مصر على أن تكون قد ثبتت كفايتهم فى النواحى الفنية والمالية وأن تتوافر بشأنهم شروط حسن السمعة .

وترسل الدعوة إلى الموردين أو المقاولين للإشتراك فى المناقصة بخطابات موصى عليها وبعلم الوصول ويجوز الإعلان عنها بإذن من رئيس الإدارة المركزية وفى هذه الحالة يجب أن تتبع نفس إجراءات نشر المناقصة العامة .

وفيما عدا ذلك تخضع المناقصة المحدودة لنفس القواعد والأحكام وإجراءات والشروط الخاصة بالمناقصة العامة .

(جـ ) المناقصة المحلية :

يتم الشراء بطريقة المناقصة المحلية فى الحالات التى تتطلب سرعة الإنجاز وإذا كانتالمشتريات لا تزيد عن 50000 جنيه ويقصر الاشتراك فيها على الموردين والمقاولين المحليين الذين تقرر الوحدة الإدارية المختصة التعامل معهم .

وتتبع الإجراءات التالية لتنفيذ المناقصة المحلية :

توجه الدعوة بالبريد الموصى عليه بعلم الوصول الى أكبر عدد ممكن من الموردين والمقاولين والمقيدين بالسجل الخاص بذلك وبشرط أن يكونوا مسجلين بالسجل التجارى .

يتقدم الموردون والمقاولون بعطاءاتهم المحلية فى المواعيد المحددة مرفقا بها قيمة التأمين المؤقت .

تفتح العطاءات فى المواعيد المقررة بواسطة لجنة فتح المظاريف ثم تقوم لجنة البت بتقديم توصياتها لاعتمادها من المسئول المختص.

فيما عدا ذلك تسرى كافة أحكام وإجراءات وشروط المناقصة العامة على المناقصة المحلية.

( د ) الشراء بالممارسة :

يتم الشراء بطريق الممارسة فى الأحوال الآتية :

الأشياء المحتكر صنعها أو استيرادها .

الأشياء التى لا توجد إلا لدى شخص بذاته.

الأشياء التى لا يمكن تحديدها بمواصفات دقيقة.

الأعمال الإستشارية أو الفنية التى تتطلب بحسب طبيعتها فنيين أو إخصائيين أو خبراء معينين .

الحيوانات والطيور والدواجن على إختلاف أنواعها المطلوبة لأغراض غير التغذية .

حالة الإستعجال أو الحالات التى تقضى المصلحة العامة أن تتم بطريقة سرية أو التى لا تقدم عنها عطاءات فى المناقصات اأو التى قدمت عنها عطاءات بأسعار تزيد عن أسعار السوق وكانت الجهة الطالبة فى حاجة عاجلة لا تسمح بإعادة طرحها فى مناقصة أخرى .

إجراءات تنفيذ الممارسة

تشكيل لجنة الممارسة.

توجيه الدعوة إلى أكبر عدد ممكن للمشتغلين بنوع النشاط موضوع الممارسة والمقيدين بسجل الموردين والمقاولين . كما يجوز الإعلان عن الممارسة وذلك بترخيص من السلطة المختصة وتتولى لجنة الممارسة إجراء ممارسة الموردين والمقاولين ومناقشتهم فى جلسات علنية مفتوحة ، ويجب إثبات كافة الإجراءات فى محضر يوقع عليه أعضاء اللجنة .

ترفع اللجنة توصياتها بالنتيجة إلى السلطة المختصة بالاعتمادات ما لم تكن مفوضة بالتعاقد مباشرة . ويكون إعتماد توصيات لجنة الممارسة من المسئول المختص في حدود الصلاحيات الممنوحة.

فيما عدا ذلك تسرى كافة أحكام وإجراءات وشروط المناقصة العامة على الشراء بالممارسة.

(هـ) الشراء المباشر :

يتم الشراء بطريق الإتفاق المباشر فى الحالات العاجلة أو فى حالات الضرورة التى لا تتحمل إجراءات المناقصة وبناء على ترخيص من السلطة المختصة بالتعاقد في حدود محددة بالنسبة للشراء من شركات محتكرة فى الخارج وليس لها وكلاء فى مصر .

وتتبع الإجراءات التالية لتنفيذ الشراء المباشر :

يجب أن تبين الأسباب الملحة التى تقضى بإتباع طريقة الاتفاق المباشر ويجب أن يدون الموظف المسئول على مستندات الصرف إقرارا بأن الأصناف والأعمال مطابقة من حيث النوع والمواصفات والغرض المطلوبة من أجله وأن الأسعار مناسبة .

لا يجوز تكرار التعاقد بطريق الإتفاق المباشر أكثر من مرة واحدة فى السنة الواحدة بالنسبة لنفس عملية الشراء أو الخدمة أو مقاولات الأعمال أو النقل إلا فى حالة الضرورة وبموافقة الوزير المختص .

يكون إعتماد نتيجة التعاقد بطريقة الاتفاق المباشر من السلطة المختصة .